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Sichere Kommunikation mit Klienten für Praxen und Kanzleien

Spätestens mit Inkrafttreten der neuen DSGVO vergangenen Mai dieses Jahres und der ursprünglich auf Mitte des Jahres befristeten Einführung von sicherer Kommunikation und sicheren Anwendungen im Gesundheitswesen auf Basis des E-Health-Gesetzes war und ist das Thema gesetzeskonforme Kommunikation mit Klienten und der dabei nötige Schutz von persönlichen Daten in aller Munde.

Es gelten seither eine strengere Definition was unter persönlichen Daten zu vestehen ist, als auch höhere Anforderungen an deren Sicherheit in der Kommunikation und Verarbeitung in Praxen, Kanzleien und Unternehmen. Besonders sensibel hier: die Anbahnung von Mandantenverhältnissen durch digitale Kanäle – hier mittlerweile oft per Email. Betroffen sind also Praxen und Kanzleien aller Art, die auch nur eine Kontakt-Email auf ihrer Webseite angeben.

Viele Branchen, für die bereits Software-Systemhäuser speziell auf den Beruf zugeschnittene, technische Gesamtlösungen vertreiben, sind in diesem Jahr den logischen nächsten Schritt gegangen und haben ein Modul zur sicheren Kommunikation ihrer Softwarelösung hinzugefügt, so etwa beim Elektronischen Anwaltspostfach für die Korrespondenz zwischen Kanzleien untereinander bzw. mit Justiz und Behörden oder vergleichbar auch der sogenannten Telematikinfrastruktur (TI) für das Gesundheitswesen, die eine umfassende sichere Infrastruktur verpflichtend für Praxen von Ärzten und Psychotherapeuten anstrebt, und deren Umsetzung ebenfalls durch die Systemhäuser der spezifischen Branchensoftware-Anbieter erfolgt, in Kooperation mit Hardware-Dienstleistern.

Die größten Nachteile solcher Branchenlösungen

  • Diese Lösungen müssen in kürzester Zeit regelkonform umgesetzt werden, was bei hoch komplexen Systemen nicht trivial ist: BeA mit gravierenden Sicherheitslücken bzw. TI-Anbindung problematisch
  • Die modulare Lösung ist integriert in eine Gesamtlösung, die als Ganzes bereits angeschafft sein muss – und entsprechend monatlich zu Buche schlägt
  • Es gibt wie überall so auch hier Marktführer und Konkurrenzprodukte, die untereinander inkompatibel sind
  • Zuguterletzt sollen solche Szenarien zwar den Großteil an Geschäftskorrespondenz sicher gestalten, aber eine initiale Klientenanfrage und der sich daraus ergebende Dialog mit Praxis, Kanzlei oder Unternehmen ist davon nicht umfasst und erfolgt im Zweifel nach wie vor ungeschützt

Was ist nun aber das Problem, auf der eigenen Praxis- oder Kanzlei-Webseite eine Kontakt-Email bereitzustellen?

Der Klient muss gesetzlich bereits bei Erstkontakt die Möglichkeit haben, seine Kommunikation abzusichern. Dies ist bei normaler Email nicht gegeben. Sie müssen also als Praxisinhaber gesondert sicherstellen, dass ihnen ihr (zukünftiger) Klient z.B. verschlüsselt Emails zukommen lassen kann. Wenn dies der Klient nicht in Anspruch nimmt, so ist das wiederum seine Sache, aber die prinzipielle Möglichkeit muss geschaffen sein.

Nun gibt es dafür seit über 25 Jahren eine Lösung: PGP, ein sogenanntes Pulbic-key-Verfahren, das auf Schlüsselaustausch zwischen zwei Parteien basiert. Das System ist durchaus weit verbreitet, doch ist es seit seiner Entstehung nicht einen Deut benutzerfreundlicher geworden. In jüngster Zeit mühen sich verschiedenste Interessensgruppen und Anbieter redlich, die Einrichtung zu vereinfachen oder gar zu automatisieren, doch ein Standard ist noch nicht in Sicht. Auch Methoden wie S/MIME schaffen hier nicht wirklich Abhilfe, da sie zwar Teilprozesse hilfreich automatisieren, doch das Gesamtkonzept immer noch administratives Verständnis erfordert.

Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Kommunikation mit Klienten inklusive Erstkontakt sicher zu gestalten – je nach Bedarf durch Beratung oder Installation, Einrichtung und Wartung der entsprechenden Software (vgl. auch unter Open-Source-Architektur). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über unsere hauseigene Software SecuCom eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung direkt in Ihre Webseite zu integrieren und eine sichere Kommunikation mit Klienten somit direkt per einfachem Klick im Browser bereitzustellen (mehr Informationen hierzu unter Tool-Entwicklung).

Kontaktieren Sie uns – wir finden die passende Strategie und Lösung für Sie!

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